Với kinh nghiệm mở quán cà phê của nhiều người thì dù mở cà phê cóc hay cà phê teen hiện đại thì đều cần chuẩn bị đủ 9 bước cơ bản để có quán cà phê đông khách và không tốn quá nhiều chi phí vốn.
1. Lên ý tưởng và chọn mô hình mở quán cafe
1.1 Lên ý tưởng mở quán cafe
Ý tưởng mở quán cà phê phải xuất phát từ nguồn vốn cá nhân và đối tượng khách hàng. Ý tưởng càng rõ ràng càng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc định hình phong cách, quy mô hoạt động, nội thất và thực đơn cho quán.
Sau đây là gợi ý một số mô hình phổ biến bạn có thể tham khảo ý tưởng mở quán cà phê của mình:
- Mô hình cafe take away: hướng tới là học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, những người thích mua cafe và mang đi hơn là ngồi uống tại chỗ.
- Mô hình quán cafe truyền thống: phân khúc khách hàng chủ yếu là người đi làm, trung niên, … Những người này có thời gian để ngồi tại quán thưởng thức những ly cafe, đồ uống.
- Mô hình kinh doanh cafe nhượng quyền: Hình thức kinh doanh cafe nhượng quyền không còn mới lạ tại Việt Nam, tìm đến những thương hiệu cafe danh tiếng để mua lại thương hiệu, hưởng kinh nghiệm, công nghệ pha chế có sẵn. Thông thường, chi phí để một thương hiệu có tiếng như Milano, E- Coffee, Trung Nguyên Coffee, khoảng từ 100 – 200 triệu đồng.
1.2 Lựa chọn phong cách mở quán cafe
- Phong cách quán cafe bình dân
- Phong cách quán cafe kết hợp ăn sáng
- Phong cách quán cafe cóc
- Phong cách quán cafe sân vườn
- Phong cách quán cafe bóng đá
- Phong cách quán cafe sinh viên
- Phong cách quán cafe take away
- ….
2. Lập dự toán chi phí mở quán cà phê và kế hoạch kinh doanh
2.1 Chi phí mở quán cà phê dự tính:
- Chi phí mặt bằng:
Mặt bằng thường được các quán cafe lựa chọn nhất là mặt đường, gần trường học, toà nhà, … nơi giao thông thuận tiện và tập trung đông dân. Trước khi quyết định thuê mặt bằng, cần xem xét mặt bằng ấy có mật độ dân cư ra sao, thuận lợi cho buôn bán không, chi phí xây dựng sửa chữa mặt bằng, an ninh khu vực có đảm bảo không,… Chi phí mặt bằng phụ thuộc nhiều vào vị trí và diện tích sử dụng của mặt bằng ấy.
- Chi phí trang trí và thiết kế
- Chi phí thuê nhân viên
- Chi phí nguyên liệu, thức uống, dụng cụ, máy móc pha chế,..
- Chi phí marketing cho quán cà phê
2.2. Tham khảo tổng hợp chi phí mở quán cà phê theo một số mô hình phổ biến:
- Chi phí mở quán cafe ăn sáng: Ước tính để có thể mở và duy trì quán cafe bình dân trong những tháng đầu tiên, bạn cần khoảng trên dưới 100 triệu đồng bao gồm chi phí thuê mặt bằng, chi phí thiết kế và trang trí, chi phí nguyên vật liệu, chi phí pháp lý và chi phí duy trì quán trong 6 tháng đầu,… Nếu việc kinh doanh phát triển thuận lợi, rất nhanh chóng, bạn có thể thu hồi vốn đầu tư khá nhanh.
- Chi phí mở quán cà phê nhỏ/ cà phê cóc : Chỉ với chưa đến 100 triệu đồng là bạn có thể mở một quán cafe nhỏ để kinh doanh và từ từ trang bị thêm máy móc, thiết bị, trang hoàng lại quán của mình,…
- Chi phí mở quán cafe sân vườn: ít nhất khoảng 500 triệu đồng mới có thể duy trì hoạt động kinh doanh những tháng đầu do chi phí đầu tư cơ sở vật chất lớn.
- Chi phí mở quán cà phê take away: khoảng 150- 200 triệu đồng
- Chi phí mở quán cafe sách: khoảng 200 – 250 triệu đồng
- Chi phí mở quán cà phê bóng đá: khoảng từ 150 – 200 triệu đồng.
2.3 Lập bản kế hoạch kinh doanh:
Kinh doanh bất kể lĩnh vực gì để có thể thành công bạn phải lên kế hoạch chi tiết cụ thể từng bước. Lên một bản kế hoạch chi tiết từ bước xác định mô hình kinh doanh như quy mô lớn hay nhỏ, đối tượng khách hàng là ai, sản phẩm bạn bán là gì?
- Ý tưởng kinh doanh
- Mô hình kinh doanh
- phân bổ ngân sách,
- lựa chọn địa điểm và concept trang trí,
- lên menu và tìm nhà cung cấp, v.v…
Kế hoạch kinh doanh càng được lập ra chi tiết bạn càng dễ thực hiện. Bạn có thể lên mạng tham khảo những bài kinh nghiệm, tham gia các hội thảo và đặt câu hỏi với diễn giả hoặc xin cố vấn từ những người có kinh nghiệm để có những bước đi vững chắc.
3. Lựa chọn mặt bằng mở quán cafe
3.1. Diện tích
Đây là điều có lẽ bất cứ một chủ quán cafe nào cũng không thể bỏ qua. Mỗi một mô hình quán cafe lại có yêu cầu về diện tích mặt bằng khác nhau. Trung bình, diện tích một quán cafe sân vườn khoảng 50 – 100 mét vuông. Trong khi các quán cà phê bình dân, take-away chỉ cần diện tích khoảng 15 – 25 mét vuông.
3.2. Chỗ để xe
Khi mở quán cafe thì cho dù là quán nhỏ cũng cần có chỗ để xe. Mặt bằng bạn thuê có sẵn chỗ để xe thì rất tốt, nếu không hãy bố trí khu vực để xe gần đó với an ninh đảm bảo, điều này sẽ khiến khách hàng an tâm hơn khi vào mua hay ngồi lại thưởng thức cafe trong quán của bạn.
3.3. Đối tượng khách hàng đa số là ai?
Như đã nói, khách hàng chính là yếu tố tiên quyết quyết định ý tưởng quán cafe và mặt bằng quán cafe. Với khu vực cần trường học, khu dân cư thì khách có thể là học sinh, sinh viên, công chức,.. Cafe sân vườn, càfe sách thì khách hàng yêu thích sự yên tĩnh thoải mái nên cần phải ở khu vực thoáng đãng, tránh khói bụi.
3.4. Mật độ xe lưu thông
Mật độ phương tiện lưu thông là tiêu chí phản ánh số lượng khách hàng tiềm năng của quán bạn. Căn cứ vào mật độ dân cư và mô hình kinh doanh cà phê của bạn để có lựa chọn vị trí những nơi thuận tiện cho giao thông đi lại.
3.5. Giá tiền
Lưu ý nhỏ cho bạn là: Hãy tham khảo và tìm hiểu kĩ giá mặt bằng khu vực xung quanh để cân nhắc và tránh bị ép giá khi thuê.
4. Thiết kế không gian quán cafe
Khi bắt đầu mở quán cà phê, cần có rất nhiều khoản chi phí mà bạn muốn tiết kiệm, một trong số đó là chi phí thiết kế không gian quán cafe. Bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế không gian quán cafe từ việc lên ý tưởng, đến mua sắm đồ dùng nội thất, bàn ghế.
Tuy nhiên, việc tự thiết kế và bố trí không gian quán cafe không hề dễ dàng, với những người chưa làm bao giờ, làm sao để có một thiết kế vừa đẹp mắt, độc đáo nhưng lại khoa học là điều hết sức khó khăn.
Do vậy, nhiều chủ quán lựa chọn thuê đơn vị set up bên ngoài cho dù chi phí thuê đơn vị chuyên nghiệp setup khá cao hơn. Đa phần người thiết kế đều có chuyên môn, kinh nghiệm, biết vị trí như thế nào, công năng của từng loại bàn ghế ra sao.
Riêng đối với chủ quán là khách hàng của Oribeans Coffee, việc set up và thiết kế quán, đặc biệt là quầy bar đều sẽ được Oribeans Coffee tư vấn cẩn thận và hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện.
5. Nghiên cứu và lập menu đồ uống
5.1. Lựa chọn công thức mua từ thương hiệu nổi tiếng
5.2. Tự đi học pha chế
5.3. Tư vấn bởi nhà cung cấp nguyên vật liệu có chuyên môn
Để tạo cho menu đồ uống của bạn hương vị ngon miệng và độc đáo, riêng biệt nhất, tốt nhất bạn nên tham khảo từ chính nhà cung cấp nguyên liệu của mình. Họ là người không chỉ có chuyên môn xây dựng menu mà còn am hiểu chính nguyên liệu để có thể tuỳ chỉnh công thức phù hợp. Việc này tuy không tốn nhiều chi phí, thời gian nhưng quan trọng là bạn phải tìm được đối tác tin cậy.
Tư vấn menu và đồ uống từ cà phê nguyên chất Oribeans
6. Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục mở quán cà phê
Để mở một quán cafe, bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh với bởi cơ quan đăng kí kinh doanh địa phương mình và đảm bảo cung cấp đủ giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm; các loại thuế như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài theo năm.
Ngoài ra, về nguyên vật liệu bạn cũng cần có hồ sơ đầy đủ đạt tiêu chuẩn Vệ sinh an toàn thực phẩm, bộ hồ sơ này nhà cung cấp sẽ giúp bạn.
Xem thêm chi tiết: Thủ tục pháp lý cần thiết để mở kinh doanh quán cà phê
7. Mua sắm trang thiết bị nội thất cho quán cafe
Khi mở quán cafe, việc lên danh sách thiết bị pha chế và dụng cụ cần thiết là vô cùng cần thiết, điều này sẽ giúp bạn kiểm soát và hạn chế được các khoản phát sinh không cần thiết.
- Nhóm vật dụng pha chế bao gồm: Quầy pha chế ; Tủ bếp; Máy pha cafe; Máy xay cafe; Máy xay đá; máy xay sinh tố; máy ép hoa quả; máy dán miệng ly cốc; bình lắc pha chế; tủ lạnh ; tủ nướng; máy lọc nước; máy lọc nước; phin cafe;…
- Nhóm vật dụng phục vụ bao gồm: Khay bưng đồ; Đĩa, ly, cốc; Menu; Giấy ăn;….
- Nội thất: tủ trưng bày, bàn ghế, hệ thống ánh sáng/âm thanh, điều hòa, lọ hoa, kệ sách, decor trang trí, …
8. Tuyển dụng nhân viên
Việc kinh doanh quán cafe có thuận lợi hay không phụ thuộc rất nhiều vào thái độ phục vụ của nhân viên. Nhân viên phục vụ quán cần tạo ấn tượng dễ chịu, luôn thái độ nhiệt tình, niềm nở.
- Nhân viên pha chế cần phải có kĩ năng, kiến thức về các loại đồ uống, tay nghề cao, ổn định, có óc thẩm mỹ và kinh nghiệm làm việc.
- Nhân viên phục vụ phải có tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng học hỏi và quan trọng nhất là tư duy chăm sóc khách hàng.
- Nhân viên bảo vệ thì cần những người khỏe mạnh, thật thà trung thực, nhiệt tình và thân thiện.
9. Triển khai các hoạt động marketing cho quán cafe
Quan tâm đến các hoạt động marketing ngay từ khâu chuẩn bị mở quán sẽ giúp quán cafe của bạn tăng độ phủ sóng, thu hút sự chú ý của mọi người. Đặc biệt là trong thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc đầu tư cho marketing là vô cùng cần thiết.
Có rất nhiều hình thức marketing ngày nay mà các bạn có thể lựa chọn như phát tờ rơi; quảng cáo trên facebook, google; Poster, Standee, bảng hiệu, băng rôn quảng cáo; chăm sóc khách hàng bằng card visit và thẻ thành viên; thường xuyên khuyến mãi đồ uống; … Quan trọng hơn vẫn là cung cấp chất lượng đồ uống và dịch vụ tốt nhất.
Trên đây là kinh nghiệm mở quán cafe mà chúng tôi chia sẻ với các bạn. Thay vì mò mẫm tìm kiếm hướng đi thích hợp cho quán cafe của các bạn, hãy liên hệ với Oribeans Coffee để được tư vấn nguồn cà phê nguyên chất chất lượng cao, setup, kinh doanh quán cafe hiệu quả.
Oribeans Coffee là đơn vị tiên phong chuyên cung cấp cà phê nguyên chất và tư vấn mở quán cà phê thành công tại Việt Nam.
